Présentation des Conférences Jacques Monod

Afin de les aider dans la sélection des projets qui leur sont soumis, CNRS Biologie, CNRS Écologie & Environnement et l'Inserm font évaluer les projets de CJM par un Comité Scientifique nommé pour 4 ans. Actuellement le Comité Scientifique est placé sous la Présidence de Thierry GAUDE.

La composition du Comité Scientifique est la suivante : Yohanns BELLAICHE,Yves GAUDIN, Vincent GELI, , Agnès MIGNOT, Jane LECOMTE, Stéphane BLANC, Thierry GALLI, Pierre JALINOT.

Chaque projet est confié à deux ou trois rapporteurs. Les résultats de l'évaluation sont communiqués directement à chaque responsable de projet par le Président du Comité Scientifique après approbation du classement des projets par les trois Instituts.

A la tête de chaque conférence se trouve un Président, qui est un scientifique de haut niveau assumant la responsabilité d'ensemble de la conférence. Le Président est assisté par un Vice-Président qui peut devenir Président d'une conférence ultérieure si la conférence obtient l'accord du Comité Scientifique et de CNRS Biologie, CNRS Écologie & Environnement et Inserm pour son renouvellement. Le Président ou le Vice-Président exerce son activité dans un laboratoire français, l'autre dans un laboratoire européen hors de France.

Le Président est responsable de l'organisation scientifique, de la sélection des conférenciers invités et des autres participants, du financement, de l'équilibre du budget, de la promotion et du succès de la conférence. Avec l'aide du Vice-Président, il prépare le programme scientifique et le budget de la conférence dont une part importante est prise en charge par le CNRS et l'Inserm. Il fait appel au soutien financier d'autres organismes. Pour ces différentes tâches et pour l'organisation matérielle de la conférence, il bénéficie de l'aide du secrétariat d'organisation des CJM.

Après la conférence, le Président fait un rapport au Comité Scientifique des CJM, résumant les principales avancées scientifiques présentées durant la conférence, ainsi que les discussions. Il dégage, dans la mesure du possible, les axes scientifiques originaux à porter à la connaissance de CNRS Biologie, CNRS Écologie & Environnement et Inserm. Le rapport du Président comprend un avis sur l'opportunité de renouveler la conférence.

Par l'intermédiaire du Président, 25 à 30 conférenciers sont invités, qui constituent le noyau de chaque CJM.

Les conférenciers invités comprennent 7 à 8 conférenciers non européens, 9 à 11 conférenciers européens non français et 9 à 11 conférenciers français. Le Président et le Vice-Président sont aussi des conférenciers invités, et doivent présenter leurs travaux. Ces proportions sont données à titre indicatif, la qualité scientifique devant prévaloir. Des raisons budgétaires contraignent néanmoins à limiter le nombre de conférenciers provenant de pays très lointains tels que le Japon, l'Australie, etc.

Une attention particulière sera portée sur le rapport femmes/hommes, parmi les conférenciers.

Au groupe des conférenciers s'ajoutent des scientifiques qui doivent faire acte de candidature auprès du Président de la conférence et qui, après sélection sur dossier, participeront à la conférence. Les dossiers de candidature doivent être déposés sur le site SciencesConf, avant la date limite mentionnée sur les annonces. Ils doivent comprendre le curriculum vitae du candidat, un résumé de son programme de recherche, une liste de ses principales publications et un bref résumé de la présentation qu'il fera à la conférence. La sélection est assurée par le Président, assisté du Vice-Président. Sauf exception admise par le Président, il est souhaitable que les candidats sélectionnés présentent leurs travaux pendant la conférence, soit sous forme d'affiche, soit par une brève communication orale en séance. Le Président choisit la forme sous laquelle se font les présentations.

CNRS Biologie, CNRS Écologie & Environnement et Inserm souhaitent que de nombreux jeunes chercheurs assistent aux CJM et y présentent leurs travaux.

• Participation du CNRS, de l'Inserm et d'autres organismes

CNRS Biologie, CNRS Écologie & Environnement et Inserm contribuent au financement des conférences à concurrence de 30 000 € au maximum par conférence. La contribution financière d'autres organismes est souhaitée mais doit rester minoritaire de façon à laisser la primauté au CNRS et à l'Inserm pour le pilotage du colloque et sa visibilité. Un support de l'industrie peut être envisagé à condition que les avantages donnés en échange (parrainage des conférences, soutien pour la participation de chercheurs, participation financière pour la promotion de la conférence dans des journaux scientifiques, par exemple) soient clairement définis.

• Pour les conférenciers

Dans le cadre de son budget, le Président décide de la façon dont sont pris en charge les frais de voyage (sur la base de tarifs les plus économiques possibles ou allocation d'une somme forfaitaire) et les frais de séjour sur le lieu de la conférence des conférenciers ; tout séjour hors du lieu de la conférence ne peut être financé. Chaque conférencier reçoit, au moins deux mois avant la réunion, les informations nécessaires à l'organisation de son voyage et de son séjour..

• Pour les participants

Ils doivent verser un droit d'inscription (aussi modéré que possible), financer leur voyage et acquitter un montant forfaitaire pour leur hébergement et leurs repas (460 € dans les installations du CNRS). Les participants sélectionnés reçoivent en temps utile toutes les informations nécessaires à leur séjour sur le lieu de la conférence.

Les CJM se déroulent dans les installations du CNRS du site de Roscoff (Bretagne), site prévu pour une audience de 80 à 115 personnes. Exceptionnellement, un autre site en France peut être choisi par le Président, sous réserve de justification et d'accord de CNRS Biologie.

La durée d'une conférence est de trois jours et demi.

L'organisation des séances est laissée à l'initiative du Président. La formule adoptée doit permettre à tous les participants de s'exprimer oralement ou par voie d'affiche (dans ce cas, un temps convenable doit être consacré à la discussion des affiches). Le programme peut comprendre par exemple des présentations invitées de 20 à 30 minutes et une ou deux conférences plus longues. Il doit être assez souple pour permettre la présentation de découvertes nouvelles faites après l'établissement du programme prévisionnel. Enfin, il doit réserver un peu de temps pour des discussions informelles qui favoriseront des collaborations ultérieures.

Les présentations doivent porter sur des travaux récents non encore publiés ou en cours de publication. L'enregistrement et les photographies sont interdits mais la publication de comptes-rendus est autorisée, sauf avis contraire de la part d'un conférencier. Les conférenciers invités, comme les participants sélectionnés, s'engagent à être présents pendant toute la durée de la conférence à laquelle ils participent.

Tout scientifique intéressé par l'organisation d'une CJM doit constituer un dossier comprenant :

• Le titre général de la conférence.
• Les nom, prénom, adresse du Président et du Vice-Président, ainsi que leur curriculum vitae et la liste de leurs principales publications et conférences sur invitation des trois dernières années. Si le Président appartient à un laboratoire français, le Vice-Président doit appartenir à un laboratoire étranger (généralement européen). Il ne peut y avoir qu'un Président et un Vice-Président. Il n'y a pas de comité d'organisation.
• La liste des conférenciers que le Président souhaite inviter, avec indication de leur laboratoire, de leur thème de recherche, et des références des trois principales publications des trois années précédentes. (Sauf exception justifiée au plan scientifique, le Président doit veiller à ne pas inviter plusieurs chercheurs d'un même laboratoire).
• L'audience prévue et les laboratoires européens potentiellement intéressés.
• Le site choisi pour la tenue de cette conférence ainsi que les dates souhaitées.
• Un exposé (5 pages) sur les thèmes qui seront abordés pendant la conférence.
• Un projet de programme.
• Un budget prévisionnel mentionnant les organismes publics ou privés dont le concours financier sera sollicité et le montant de leur contribution escomptée.

Le dossier doit être adressé par e-mail au secrétariat des CJM (conf.monod@services.cnrs.fr) avant le 18 janvier pour une Conférence qui doit se tenir l'année suivante.

Les dossiers sont examinés par le Comité Scientifique qui rend ses conclusions aux Instituts avant le 26 mars. Les Instituts rendent leur décision au Président du Comité Scientifique avant le 30 avril.

La demande de renouvellement doit être présentée par le Vice-Président de la première conférence qui, si le renouvellement est accepté, deviendra le Président de la seconde conférence.

Le Vice-Président d'une conférence organisée une année donnée qui souhaite que celle-ci soit renouvelée deux ou trois ans après, sous sa présidence, doit donc présenter un dossier de renouvellement identique au dossier présenté pour l'organisation d'une première conférence. L'exposé des thèmes de la conférence proposée pour un renouvellement doit montrer qu'il ne s'agit pas d'une simple reconduction de la conférence antérieure et insister sur les avancées conceptuelles et techniques survenues depuis la précédente conférence qui justifient le renouvellement d'un effort de concertation. La liste des conférenciers doit faire apparaître au moins 50 % de nouveaux conférenciers, non invités à la précédente conférence.

La première phase de préparation du renouvellement intervient lors de la tenue de la conférence elle-même : le Président fait élire, parmi les participants présents, un futur Vice-Président qui aidera le futur Président dans sa tâche, si la conférence est reconduite.

Après acceptation de son dossier en mars de l'année de candidature, le Président invite officiellement au nom du CNRS les conférenciers en respectant les propositions figurant dans son projet ou les demandes de modifications présentées par le Comité Scientifique. Il doit fournir, pour le 22 juillet de l'année de candidature la liste définitive des conférenciers (après avoir obtenu leur accord), en indiquant pour chacun d'entre eux : le nom, le prénom, l'adresse professionnelle, et le titre définitif de la communication.

Ces informations sont utilisées pour constituer les annonces de l'ensemble des Conférences Jacques Monod entre la fin de l'année de candidature et l'année d'organisation. Elles sont diffusées auprès des laboratoires de recherche du CNRS, de l'Inserm, des scientifiques ayant participé à une Conférence Jacques Monod au cours des quatre dernières années, etc... Toute autre forme de publicité concernant chaque conférence est vivement encouragée. Elle sera faite à l'initiative du Président et prise en charge dans le cadre de son budget.

À noter que seuls CNRS Biologie, CNRS Écologie & Environnement et l'Inserm, doivent figurer comme organisateurs des CJM sur les annonces et tout document relatif à une conférence donnée. En cas de cofinancement par un autre organisme, mention peut être faite de cet organisme sous forme d'un logo au bas des documents.

Le Président de la conférence est vivement encouragé à prendre tous les contacts utiles avec des journalistes (Nature, Science, etc...) pour favoriser la diffusion de l'information scientifique et promouvoir l'impact international des CJM.